Ettersom mange selvstendig næringsdrivende er usikre på hva som utgjør et reelt fradrag for sitt enkeltpersonforetak, skal vi se på det her, og tipse deg om noen du kanskje glemmer av eller overser.
Hva betyr fradragsberettiget
At en utgift er fradragsberettiget betyr at en utgift du har hatt i selskapet ditt gir rett til skattefradrag. En tommelfingerregel er at hvis det du har kjøpt hjelper deg å få inntekter til foretaket ditt, så får du fradrag for det. Like viktig er det at du må dokumentere (bokføre) disse. Det betyr at du må ta vare på og kunne fremvise kvitteringene og fakturaene.
Utgiften må altså være knyttet til det bedriften din driver med, og være relevant for driften, men når det er sagt: Her finnes det gråsoner. Dette fordi det ikke alltid er like enkelt å avgjøre hva som er relevant og ikke.
Husk derfor på: Det er ikke om å gjøre å få klemt inn flest mulig fradrag, og slik redusere overskuddet ditt til et minimum. Vi vil hjelpe deg slik at du ikke skatter mer enn du må, men du skal heller ikke skatte mindre enn du bør. Skatten skal være riktig, ikke minst mulig for enhver pris.
Start ditt eget enkeltpersonforetak
Fiken har en gratistjeneste som hjelper deg å opprette ditt eget enkeltpersonforetak. Det går raskt, og koster ingenting ekstra.
Start enkeltpersonforetak10 skattefradrag for enkeltpersonforetak
1. Telefon og internett
Enkeltpersonforetak kan føre utgifter til elektronisk kommunikasjon (mobiltelefon, internett, bredbånd og lignende) i regnskapet. Vi anbefaler deg å føre internett- og mobilabonnementer fortløpende (som med alle andre utgifter).
Du registrerer da kjøpene som vanlig (hele summen, inkludert den private delen og bedriftsdelen), og ved årsavslutning og innlevering av skattemeldingen vil Fiken automatisk foreslå å trekke fra en privat andel fastsatt av staten (denne er på 4392 kr i 2023). Du får altså fradrag for alt som overstiger 4392 kr.
Er du mva-registrert, må du i tillegg dele opp mva på kjøpet slik at du skiller mellom privat og foretak. I artikkelen Hvordan føre forholdsmessig mva-fradrag forklarer vi hvordan dette gjøres i Fiken.
De færreste enkeltpersonforetak kan kreve fradrag for kostnaden for den fysiske telefonen. Du kan kun registrere telefonen som et fradrag dersom telefonen brukes minst 50 prosent i foretaket. Det vil si at du benytter telefonen mer i selskapet ditt enn du benytter den privat. Det er her snakk om all bruk – ikke bare ringing. Dersom det faktisk er tilfelle, kan du registrere hele kjøpet på foretaket.
Her kan du lese vår hjelpeartikkel om mobilabonnement og internett i enkeltpersonforetak.
2. Husleie
For eksempel leie av lager, butikklokaler, kontor og kontorplass. Alt du trenger å gjøre (som med andre kostnader) er å legge ved fakturaen, eller leieavtalen, når du registrerer kostnaden i regnskapet.
3. Hjemmekontor
Mange tror at de kan få statens standardfradrag for hjemmekontor (2050 kr i 2023) så lenge de arbeider hjemmefra, men slik er det ikke. Før vi ser på hva som faktisk kvalifiserer som hjemmekontor, og dermed gir rett til standardfradraget, vil vi si dette:
Vi anbefaler ingen av våre kunder å benytte seg av standardfradraget for hjemmekontor.
Dette er det to grunner til:
- Det kan få store, kostbare konsekvenser for et eventuelt salg av boligen din.
- Det finnes andre (og bedre) fradrag du kan benytte deg av.
Dette er naturligvis en avgjørelse du selv må ta, med utgangspunkt i ditt foretak, men vi råder altså våre kunder konsekvent: ikke søk om standardfradraget.
For å faktisk få fradrag for hjemmekontoret ditt, krever Skatteetaten at dette kun brukes til foretaket ditt. Et kombinert soverom/kontor vil derfor ikke tilfredsstille kravene. Noen veldig få foretak kan få fradrag for leiekostnader, for eksempel for en frisørkjeller, eller verksted i en garasje (som aldri brukes privat).
Dersom du, derimot, har et kombinert hjemmekontor/gjesterom, kan du få fradrag for ting du kjøper til å bruke på dette kontoret, som kontorstol, skrivebord, PC-skjerm, hyller til å ha varer i (så lenge du bruker disse tingene mer enn 50 prosent i foretaket ditt). I denne artikkelen kan du lese mer om hjemmekontor.
4. Utstyr, tjenester og klær
Utstyr og verktøy: Alt fra stifte- og gravemaskiner, til datautstyr og hårfønere. Igjen gjelder dette bare om utstyret brukes mest i bedriften – altså mer enn femti prosent. Gjør det det, får du fradrag for hele kjøpet. De samme reglene gjelder for leasing (som for kjøp). En gjenganger her er utstyr til å jobbe hjemmefra (hjemmekontor): Skrivebord, kontorstol og lignende.
Tjenester: For eksempel kjøp fra underleverandører: Et byggefirma som leier inn et malerfirma eller andre håndverkere til å jobbe på et prosjekt; en programvareleverandør får hjelp til utvikling; webutvikler eller designer kjøper bilder/fototjenester fra en fotograf.
Klær: Du får fradrag for arbeidsklær som hovedsakelig brukes på jobb, og som ikke egner seg til privat bruk, for eksempel vernesko og kjeldress; klær med firmanavn på; kostymer for dansere/skuespillere etc. Det er fint å ta seg bra ut på jobben og i møter, men du får altså ikke fradrag for vanlige skjorter, bukser eller kjoler.
5. Mat og drikke: Hverdag og reise
En lunsj til deg selv i løpet av en vanlig arbeidsdag kan du ikke føre som en kostnad i regnskapet ditt. Hovedregelen er at måltider til deg selv er private utgifter. Satt på spissen: Du spiser lunsj som et ledd i din fortsatte overlevelse – ikke for at enkeltpersonforetaket ditt skal ha til salt i forretningsgrøten.
For at du skal kunne kostnadsføre mat og drikke i et foretak må kjøpet være knyttet til driften av selskapet. Det kan for eksempel være at du tar med en kunde på kafé, eller kjøper overtidsmat på en uvanlig lang arbeidsdag.
Du kan aldri kreve matutgifter etter statens satser i et enkeltpersonforetak – du fører faktiske kostnader (dokumentert med kvittering eller faktura).
Viktig å huske på: Det er aldri mva-fradrag for mat og drikke – selv om du er mva-registrert. Hvis du for eksempel får en kvittering på 100 kr pluss 15 kr mva, totalt 115 kr, skal du legge den inn med 115 kr og 0 prosent mva.
Mat på reise: Når du reiser kan du i utgangspunktet føre alle kostnader til mat og drikke i regnskapet, for eksempel måltid på kafé eller restaurant (i Fiken registreres disse matutgiftene mot konto 7160 Diettkostnad, ikke opplysningspliktig). Du får fradrag for all mat og drikke på reise fordi det antas at maten du må kjøpe på reise er betydelig dyrere enn mat du kan kjøpe hjemme.
Drikke: Når det gjelder alkoholfri drikke fører du dette i regnskapet på samme måte som maten. Det samme gjelder øl og vin, så lenge det er en naturlig del av måltidet. Sprit/brennevin gir aldri fradrag, og dersom dette finnes på kvitteringen, fører du det på en konto som heter «2061 Privat overføring». Da vil du ikke få skattefradrag i Skattemeldingen.
Dersom du fortsatt er usikker på fradrag angående mat og drikke etter å ha lest dette, kan du ringe Skatteetaten på 800 80 000 for å få en avklaring på akkurat ditt tilfelle.
6. Mat og drikke med kunder (representasjon)
Du kan kreve fradrag for mat du har kjøpt til deg selv og kunder i forbindelse med møter. Dette kan for eksempel være at du betaler lunsj for en potensiell kunde, eller spanderer en kopp kaffe på en leverandør eller samarbeidspartner i forbindelse med en avtale.
Kostnaden her kan ikke overstige 541 kr per person (2023) når maten serveres utenfor ditt arbeidssted. Dersom kjøpet overstiger 541 kr vil du ikke få fradrag for noe av kjøpet. For eksempel ved en kvittering på 700 kr vil da hele summen på 700 kr måtte settes mot konto 2061 Privat overføring (i Fiken). Kjøp på 541 kr eller mindre legger du inn i under Kjøp → Nytt kjøp, mot kostnadskonto 7350 Representasjon.
Du kan kjøpe rimelige mengder øl og vin sammen med et måltid, og fortsatt få fradrag for hele kjøpet. Vær imidlertid oppmerksom på at du ikke har rett til å kreve fradrag for verken mat, vin eller øl hvis det serveres brennevin i forbindelse med måltidet.
7. Reiseutgifter
I et enkeltpersonforetak kan du få fradrag for utgifter du har på reise, så lenge reisen er knyttet til foretaket og ikke er en privat reise. Noter formålet med reisen, og navnet på personen(e) som har vært på reise på kvitteringen eller i kommentarfeltet når du legger inn kostnaden i regnskapet.
Overnatting: Overnatting på hotell eller andre overnattingssteder gir deg rett til fradrag. Hvis frokost er inkludert, er det vanligvis 25 prosent mva på frokosten, mens det er 12 prosent på overnattingen (hotellene er pålagt å fakturere på to linjer her).
De to forskjellige mva-satsene gjør at kjøpet må legges inn på to linjer ved kjøpsregistreringen. Viktig å huske på: Frokostdelen registreres med «Ingen» mva selv om det står 25 prosent på kvitteringen (fordi man ikke får fradrag for mva på mat i bedriften).
Persontransport: Gir også rett til fradrag, for eksempel reise med fly, tog, taxi og båt.
8. Kilometerfradrag (kjøregodtgjørelse)
Kjøregodtgjørelse er en økonomisk kompensasjon du kan ha krav på dersom du bruker en privat bil i jobbsammenheng (det trenger ikke være din bil).
Greit å vite: Kjøregodtgjørelse, kilometergodtgjørelse og bilgodtgjørelse brukes gjerne som synonymer av folk flest for dette for å beskrive dette ‘konseptet’.
I enkeltpersonforetak er det kanskje mest korrekt å kalle det kilometerfradrag, men alt dette går ut på akkurat det samme: At du skal få 3,50 kr per kilometer du har kjørt. Og uansett hva du kaller det, så fører du det under Annet → Kjørebok i Fiken.
Det som kreves for at du skal kunne føre en bilreise/reiseregning på selskapet ditt etter de skattefrie satsene, er som med andre utgifter: Reisen må være relevant for foretaket ditt, og det du driver med.
Bare så det er klart: Det spiller ikke noen rolle om den private bilen du bruker i foretaket ditt ikke er registrert på deg. Eller om du låner den av en venn. Du har likevel krav på fradraget – det er fremdeles bruk av privatbil i næring.
Det som er spesielt for utgifter i forbindelse med bil og kjøring, er at kjøringen må kunne klassifiseres som det Skattetaten definerer som yrkeskjøring.
I praksis betyr dette at de fleste får fradrag når de bruker sin privatbil til for eksempel å besøke en kunde eller en leverandør, levere eller plukke opp noe i jobbsammenheng, og generelt bruker bilen til noe som har med et betalt oppdrag å gjøre.
Du får derimot ikke fradrag for det Skatteetaten definerer som arbeidsreiser. Dette er reiser mellom ditt hjem og ditt faste arbeidssted, eller reise mellom faste arbeidssteder.
Sats for (skattefri) kjøregodtgjørelse: Det er Skattedirektoratets satser (skattefri sats) som bestemmer hvor mye du får i fradrag for bilbruken din. Denne er på 3,50 kr pr. kilometer (2023).
Kjøregodtgjørelse i regnskapet: Kjøregodtgjørelse og bilutgifter føres på to forskjellige måter i et enkeltpersonforetak. Avhengig av hvor mye du kjører, får du fradrag basert på kilometergodtgjørelse eller faktiske utgifter.
Hvis du kjører under 6000 km i året bruker du statens satser for kjøregodtgjørelse. Satsen for 2023 er altså 3,50 kr, og du legger inn dette som en kostnad i regnskapet ditt. For eksempel: La oss si at du har kjørt totalt 300 kilometer på én måned. Da blir regnestykket: 300 kilometer x 3,5 kr = 1050 kr.
Denne satsen gjelder både i Norge og utlandet, og for el-bil, og skal dekke slitasje/reparasjon, forsikring, verditap, drivstoff, og andre kostnader du måtte ha i forbindelse med selve bilen. Når du kjører under 6000 km og skal kreve kjøregodtgjørelse, skal altså ikke disse kostnadene legges inn i regnskapet: Du får fradrag for disse gjennom kjøregodtgjørelsen. Bompenger og parkering kan føres i tillegg fordi de regnes som reisekostnader, ikke bilkostnader.
Hvis du kjører over 6000 km i året fører du faktisk utgifter (drivstoff, vedlikehold, forsikring etc.) for bruk av bilen din. Her har vi en egen artikkel som tar for seg kjøregodtgjørelse. Når det gjelder leasing av bil, så har vi egen hjelpeartikkel for det.
Andre bilutgifter: Du kan også kreve fradrag for bompenger, parkering, ferge eller piggdekkavgift som oppstår på en reise, men som hovedregel får du ikke mva-fradrag for disse utgiftene (selv om det er spesifisert mva på kvitteringen). Disse legger du inn som vanlige kostnader i regnskapet ditt. Du legger inn hele summen du har betalt, men velger ingen/uten mva.
Krav til kjørebok: Ved en eventuell kontroll av regnskapet ditt må kunne dokumentere antall kjørte kilometer med for eksempel en elektronisk kjørebok eller et Excel-ark. Dokumentasjonen/skjemaet for kjøregodtgjørelse skal inneholde:
- Dato
- Hvor du har kjørt fra og til
- Antall kilometer
- Reisens formål (grunnen til at den er relevant for foretaket)
Tips: I Fiken har vi en egen elektronisk kjørebok som enkelt lar deg løse alt som har med kjøregodtgjørelse å gjøre. Vi har også en egen mal for kjørebok.
Førerkort/sertifikat: Dette kan du ikke legge inn som en kostnad i foretaket ditt, siden dette betraktes som en grunnutdannelse. Det vil si at verken kostnader til anskaffelse av nytt, eller utvidelse av eksisterende førerkort, kan føres i foretaket ditt.
Det eneste unntaket fra denne regelen, er utgifter du har i forbindelse med å fornye førerkortet ditt der dette er helt nødvendig for å kunne fortsette å gjøre jobben din.
9. Programvare og markedsføring
Programvare som Fiken, Adobe, antivirus, Office 365, Windows/operativsystem og annen spesifikk programvare som brukes i din bransje gir også rett til fradrag. Viktig: Abonnementene må være kjøpt/bestilt i selskapets navn. Hvis leverandøren av programvaren er utenlandsk vil de gjerne legge på norsk mva på fakturaen, fordi de tror kunden er en privatperson. Dette er mva som en ikke kan få fradrag for som med vanlig mva. En kan gi beskjed til den utenlandske leverandøren om at en er et norsk foretak for å slippe å betale mva.
Utgifter til alt av reklame, promotering og markedsføring gir deg også skattefradrag: Google, Facebook, Instagram, Snapchat, LinkedIn, lokalavis, radio, podcast og TV (jungeltelegrafen er vanskelig å skrive av).
10. Utgifter knyttet til ansatte
Det er ikke så mange enkeltpersonforetak som har ansatte, men noen har det, og dersom det gjelder deg, kan du få fradrag for det, for eksempel: Lønn, forsikring, pensjon, kurs, videreutdanning, gaver og sosiale sammenkomster.
Du får fradrag for lønn til ansatte – også feriepenger og arbeidsgiveravgift. Samme med forsikringer og pensjon, for eksempel ansvarsforsikring, forsikring av eiendom, forsikring av varer/vareforsendelser, osv.
Viktig: Alle arbeidsgivere må ha yrkesskadeforsikring for sine ansatte, og denne gir naturligvis også rett til fradrag. Andre forsikringer enn yrkesskadeforsikring må fordelsbeskattes av den ansatte, altså legges inn på lønningen.
Du kan også trekke fra innbetaling til pensjonssparing. Når det gjelder kurs og etterutdanning/videreutdanning, gir dette rett til fradrag, men merk at en helt ny utdanning ikke gjør det.
Kravet er at kurset/etterutdanning er relevant for stilling i bedriften. Er dette tilfelle, kan foretaket også få fradrag for eventuell reise- og boutgifter i forbindelse med utdanningen.
Gaver til ansatte på inntil 5 000 kr per ansatte gir rett til fradrag (for en eksempel julegave). Det finnes spesifikke regler for jubileumsgaver, som kommer i tillegg til grensen på 5 000 kr. Dette kan du lese om i naturalytelser.
Utgifter knyttet til å øke det sosiale samholdet og velferden på arbeidsplassen, samt utgifter i forbindelse med ansettelser, gir også rett til fradrag. For eksempel: Julebord og hytteturer, bedriftsidrett og kaffe på kontoret.
Private utgifter og fordeler for ansatte som selskapet dekker, som nevnte telefon og internett, og for eksempel helsetjenester og forsikring, gir også rett til fradrag, men må som nevnt fordelsbeskattes.
I praksis kan det i mange tilfeller være vanskelig å definere hva som er en privat utgift (skattepliktig) og hva som er en utgift til sosiale tiltak for ansatte (skattefritt). Hvis du er i tvil bør du kontakte Skatteetaten.
Andre nyttige artikler
Slik fungerer skatt i enkeltpersonforetak