Redegjørelse etter åpenhetsloven for Fiken AS

Aktsomhetsvurderinger for perioden 1. januar til 31. desember 2024

1. Organisering, driftsområde, forretningsmodell, retningslinjer og rutiner

Om Fiken AS

Fiken AS er et norsk programvareselskap som tilbyr et skybasert regnskapsprogram på abonnementsbasis til små og mellomstore bedrifter i Norge. Selskapet ble etablert i 2014 og har i dag 79 ansatte. Fiken AS er heleid av norske eiere og har en årlig omsetning på ca. 376 millioner kroner (2024).

Vår forretningsmodell er å tilby et løpende abonnement av regnskapsprogrammet Fiken til små bedrifter i Norge. Programmet er utviklet for å forenkle regnskapsarbeidet for mindre virksomheter, og har over 100 000 aktive brukere. Vårt største bidrag til bærekraft er å lage løsninger som bidrar til en demokratisering, effektivisering og desentralisering av norsk næringsliv gjennom å gjøre regnskap enklere for små bedrifter. Vi skal være vårt ansvar bevisst og ta valg som er til samfunnets beste. Et konkret eksempel er at vi er varsomme med hvordan vi tilbyr og tilgjengeliggjør produkter som for eksempel kassekreditt.

Forankring av ansvarlighet i virksomheten

Fiken AS har forankret arbeidet med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold på følgende måter:

1. Styringssystemer og retningslinjer:

   • Vi har retningslinjer som ansatte og leverandører forventes å følge
   • Bærekraft og menneskerettigheter er inkludert i våre innkjøpsprosesser
   • En av personene i ledelsen har dette som en del av sine ansvarsområder
   • Styret blir informert om dette arbeidet når det er relevant

2. Varslingskanaler og klagemekanismer:

   • Henvendelser knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold kan rettes til kontakt@fiken.no
   • Alle henvendelser behandles konfidensielt og følges opp av ledelsen

Leverandørkjede og forretningspartnere

Fiken AS benytter seg hovedsakelig av følgende typer leverandører:

1. IT-infrastruktur og skytjenester: Serverkapasitet, datalagringstjenester og skybasert infrastruktur (i hovedsak i Norge)
2. Programvareleverandører: Lisenser til utviklingsverktøy, driftsverktøy og administrative systemer
3. Konsulenter og IT-ekspertise: Spesialisttjenester innen utvikling, design og IT-sikkerhet
4. Kontorfasiliteter: Leie av lokaler, renhold, kantinedrift og kontorrekvisita
5. Andre tjenester: Revisjon, juridisk rådgivning og markedsføringstjenester

Vi har foretatt en overordnet vurdering av våre leverandørrelasjoner med henblikk på potensielle aspekter innen sosiale forhold.

2. Aktsomhetsvurdering og identifisering av risiko

Metodikk for aktsomhetsvurderinger

I tråd med OECDs retningslinjer har vi gjennomført aktsomhetsvurderinger for vår egen virksomhet og vår leverandørkjede. Prosessen har fulgt disse trinnene:

1. Forankre ansvarlighet: Vi har forankret ansvarlighet i våre retningslinjer og styringssystemer, og sikret at arbeidet er forankret hos styret og ledelsen.

2. Kartlegge negative konsekvenser: Systematisk gjennomgang av alle forretningsområder og leverandørkategorier for å identifisere faktiske og potensielle negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

3. Iverksette tiltak: Utvikling og implementering av forebyggende og avbøtende tiltak for identifiserte risikoer, med prioritering av de mest alvorlige risikoområdene.

4. Følge opp tiltakene: Etablering av systemer for å følge opp om tiltakene har fungert etter planen og eventuelt justere tiltak som ikke gir ønsket effekt.

5. Kommunisere med berørte interessenter: Åpen dialog med interessenter om hvordan vi håndterer risiko og eventuelle skader.

6. Gjenopprette: Etablering av rutiner for å gjenopprette eller bidra til gjenoppretting ved eventuelle negative konsekvenser vi har forårsaket eller bidratt til.

Resultater av aktsomhetsvurderingene

Gjennom våre aktsomhetsvurderinger har vi identifisert følgende områder med potensiell risiko:

1. IT-infrastruktur og skytjenester:

   • Lav til moderat risiko knyttet til arbeidsforhold hos leverandører av datasentertjenester
   • Lav risiko knyttet til energiforbruk og miljøpåvirkning fra datasentre

2. Programvareleverandører:

   • Lav risiko knyttet til menneskerettigheter og arbeidsforhold, da de fleste leverandører er basert i land med sterkt arbeidsrettslig vern

3. Konsulenter og IT-ekspertise:

   • Lav risiko for brudd på anstendige arbeidsforhold for innleide konsulenter
   • Lav risiko for manglende mangfold og likestilling i rekrutteringsprosesser

4. Kontorfasiliteter:

   • Moderat risiko knyttet til arbeidsforhold for renholdspersonell
   • Lav risiko knyttet til leverandører av kontormøbler og utstyr

5. Andre tjenester:

   • Generelt lav risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold

Vi har ikke identifisert noen faktiske negative konsekvenser for menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold, potensielle svekkinger av miljøet, bidrag til korrupsjon eller bestikkelser i vår virksomhet eller leverandørkjede. Vår vurdering er at våre verdikjeder er relativt enkle og at de største leverandørene til Fiken er store selskaper med gode rutiner for å håndtere bærekraft og ansvarlighet.

3. Tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser og resultater av disse

Basert på vår risikovurdering har vi implementert følgende tiltak:

1. Leverandørkrav og -oppfølging:

   • Vurderer nye leverandører basert på relevante kriterier
   • Innhenter tidvis informasjon fra utvalgte samarbeidspartnere vedrørende deres virksomhetspraksis

2. Interne prosesser:

   • Inkludert bærekraft som et kriterium i innkjøpsprosesser
   • Selskapet har utarbeidet diverse interne dokumenter om atferdsnormer
   • Det foreligger muligheter for kommunikasjon vedrørende eventuelle bekymringer
   • Vurdering av reiser - om de i et helhetsperspektiv har større fordeler enn ulemper
   • Reisevirksomhet undergår visse vurderinger
   • I størst mulig grad bestille ting som blir brukt og har nytte - og søke å ikke bestille ting som er "bruk en gang og kast"

3. For rekrutteringsprosesser (identifisert som moderat risiko for manglende mangfold):

   • Implementert rutiner for å sikre mangfold i rekrutteringsprosesser
   • Fastsatt mål for kjønnsbalanse i tekniske stillinger
   • Regelmessig gjennomgang av lønnsnivåer for å sikre likelønn

Siden vi ikke har identifisert faktiske negative konsekvenser, har vi ikke iverksatt spesifikke tiltak utover ovennevnte forebyggende tiltak. Fiken AS følger imidlertid gjeldende lover og regler og vil velge bort leverandører som vi mener bidrar negativt til samfunnet. Bærekraft er også et tema i vår dialog med eksisterende leverandører der vi søker å bruke vår kundemakt for å sette dette på dagsordenen.

4. Oppfølging og videre utvikling av tiltak

Vi følger opp våre tiltak gjennom:

1. Regelmessig evaluering:

   • Årlig gjennomgang av status på implementerte tiltak
   • Årlig revisjon av aktsomhetsvurderinger og risikobilde

2. Resultater oppnådd i 2024/2025:

   • 100% av nye leverandører er vurdert mot våre etiske retningslinjer
   • Medarbeidere med innkjøpsrelaterte funksjoner mottatt relevant informasjon
   • Det har forekommet enkelte endringer i personalsammensetningen innen visse fagområder

5. Kommunikasjon med interessenter og rettighetshavere

Fiken AS ønsker en åpen og transparent dialog med alle berørte interessenter og rettighetshavere. Vi kommuniserer med interessenter på følgende måter:

1. Informasjonsdeling:

   • Publisering av denne bærekraftsrapporten på våre nettsider
   • Inkludering av bærekraftsinformasjon i årsrapporten
   • Regelmessige oppdateringer til ansatte om vårt arbeid med bærekraft

2. Dialog og tilbakemeldinger:

   • E-postadresse for henvendelser om bærekraft: kontakt@fiken.no
   • Interessentdialog med utvalgte samarbeidspartnere og kunder
   • Intern forslagskanal for ansatte om bærekraftsforbedringsområder

Vi er også åpne for å motta tilbakemeldinger og forslag til forbedringer fra våre interessenter og rettighetshavere. Eventuelle hendelser kan rettes til kontakt@fiken.no.

6. Gjenoppretting og erstatning

Fiken AS har ikke vært involvert i gjenoppretting eller erstatning relatert til negative konsekvenser for menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold, da vi ikke har identifisert noen slike tilfeller i vår virksomhet eller leverandørkjede.

Skulle det oppstå situasjoner der vår virksomhet har forårsaket eller bidratt til negative konsekvenser, forplikter vi oss til å:

1. Umiddelbart stanse den skadelige aktiviteten
2. Gjennomføre grundig undersøkelse av hendelsen
3. Iverksette korrigerende tiltak for å gjenopprette skade
4. Kompensere berørte parter der det er relevant
5. Implementere forebyggende tiltak for å hindre gjentakelse

7. Konklusjon og veien videre

Fiken AS tar sitt samfunnsansvar på alvor og arbeider kontinuerlig for å sikre at vår virksomhet og leverandørkjede overholder kravene til bærekraft, menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Vi vil fortsette å overvåke og evaluere våre retningslinjer rundt dette - og ha dette på dagsordenen på alle nivåer av organisasjonen.

I 2025/2026 vil vi særlig fokusere på:

1. Ytterligere forbedring av leverandøroppfølgingen, med spesielt fokus på underleverandører
2. Utvikling av våre interne KPIer for bærekraft
3. Styrket involvering av ansatte i bærekraftsarbeidet
4. Utvidelse av aktsomhetsvurderinger til å inkludere flere miljøaspekter

8. Oppdatering og offentliggjøring

Denne bærekraftsrapporten vil bli oppdatert og offentliggjort innen 30. juni hvert år og ellers ved vesentlige endringer i Fiken AS' risikovurderinger. Rapporten vil bli gjort tilgjengelig på vår nettside og inngå i redegjørelsen om samfunnsansvar etter regnskapsloven § 3-3 c. Vi vil også opplyse om hvor redegjørelsen er tilgjengelig i vår årsberetning.

9. Underskrift og godkjenning

Denne redegjørelsen etter åpenhetsloven er godkjent og underskrevet i tråd med reglene i regnskapsloven § 3-5. Fiken AS forplikter seg til å fortsette arbeidet med å fremme bærekraft, menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i vår virksomhet og leverandørkjede.

Oslo, 20. juni 2025

[Signatur]
Bendik Gill Bakken
Daglig leder, Fiken AS

[Signatur]
Joakim Blomskøld
Styreleder, Fiken AS

[Signatur]
Aleksander Blomskøld
Styremedlem, Fiken AS